十个技巧告诉你如何提高视频会议通话效率

与任何类型的会议一样，电话会议很容易偏离轨道并变得毫无成效。视频会议允许参与者看到彼此的肢体语言并感觉更投入，从而有助于提高电话会议的效率。 在通话期间强制打开摄像机、设置严格的议程和委派任务可以提高视频会议的效率。本文适用于希望提高视频会议通话效率的企业主。

在糟糕的连接、烦人的背景噪音、参与者不知道正在讨论的内容和离题的谈话之间，电话会议可能很快就会偏离正轨。与任何其他类型的会议一样，没有人愿意坐下来完成一事无成的电话会议。当遗漏肢体语言和非语言提示时，传统纯电话会议的尴尬情况尤其如此。 

然而，远程和混合工作安排正在成为常态，这意味着电话会议将继续存在。幸运的是，视频会议可以缓解典型电话会议的一些问题。考虑到这一点，我们编写了一本入门指南，介绍如何最大限度地提高视频会议的工作效率，以确保它们成为对您的企业真正有用的沟通工具。

为了帮助企业主召开富有成效的视频会议，我们向经常主持和参与此类会议的经验丰富的专业人士征求意见。以下是他们提供的关于如何最好地提高视频电话会议效率的 10 条提示。

1. 提供不同的服务选项。

作为一名自由小型企业和通信顾问，Rob Swystun 参加了许多视频会议。为了确保这些会议顺利进行，他对所使用的视频会议软件非常灵活。例如，一些客户可能更喜欢 Skype，而另一些则使用 Zoom。“我总是让客户选择[平台]，这样他们就会感到舒服，”Swystun 说。“这保证了他们不会在不熟悉的服务上摸索和浪费时间。”

2. 选择合适的设置。

Senior Savings Network 总经理 Christopher Westfall, Sr. 表示，选择一个安静且合适的位置对于那些在工作场所以外主持或参与视频通话的人来说至关重要。“与会者连接到会议的环境很重要，”Westfall 说。“婴儿的哭声、狗的叫声、孩子在屋子里跑来跑去都不利于富有成效的交流。”

3. 准时。

House of Who 首席执行官 Shannon DeJong 表示，迟到者加入会议并进行强制性道歉会浪费很多时间。“这需要付出巨大的努力，因为守时深深植根于公司的文化中，在公司间的电话会议中尤为明显，”她说。

为了养成守时的视频会议习惯，德容建议会议在整点五点或其他奇怪的时间开始，这样人们就会更加注意开始时间。她说要在议程描述中加上“我们将在 9:01 准时开始”或“请准时”。

“如果 [对某些与会者来说] 很难守时，无论如何都要准时开始会议，并融入一种‘不要迟到，但如果你迟到了，请安静地进来’的文化，以避免所有的闲聊和道歉，”德容说。

4. 使用正确的工具。

Owl Labs 首席执行官 Frank Weishaupt 表示，360度视频会议摄像头、屏幕共享和虚拟会议主持人等视频会议工具有助于确保所有员工都能了解正在发生的事情并保持参与。

“但最重要的是，这些工具将帮助远程参与者感觉他们就在房间里，而不仅仅是墙上的苍蝇，”他说。“当远程参与者不觉得他们的存在是事后才想到的时候，他们更有可能为会议做出贡献。

5. 确保技术正常工作。

生产力和领导力顾问戴夫·克伦肖 (Dave Crenshaw) 表示，为确保会议按时开始并顺利进行，请在会议开始前检查会议服务是否正常运行。“确保你的脸清晰可见，你可以共享屏幕以便轻松协作，并通过在安静、私密的空间中将背景噪音降到最低，”他说。

Business News Daily 的视频会议备忘单概述了您应该在 Zoom、Skype、Microsoft Teams 和 GoTo Meeting 上测试哪些功能以获得更好的体验。

6. 打开视频。

很多时候，视频会议参与者在会议期间不会打开他们的摄像机。Point B 的投资组合负责人 Suz O'Donnell 表示，这是一个巨大的失误。“当你的脸也出现在视频中时，整个对话就会发生变化，”她说。“你们可以看到彼此的表情，感觉更像一个团队，这将防止几乎每个人都同时处理多项任务。”

O'Donnell 说，当其他人可以看到您时，同时处理多项任务要困难得多，他解释说，“这意味着您的远程员工无法在与您开会的同时查看电子邮件、完成电子表格或查看他们的电话。这会扼杀您组织的生产力。”

7. 让每个人都保持静音。

在视频电话会议期间，背景噪音尤其会分散注意力。这就是为什么 Sparro 的高级数字营销人员 Ciara Hautau 认为每个人在不说话时关闭麦克风至关重要。

“你无法想象我们在背景中听到的声音：其他员工聊天、人们打字、街道噪音等，”她说。“这太让人分心了。确保只有说话的人是打开音频的人。这有助于使会议更加集中，每个人都可以清楚地听到和交流。”

8. 有议程。

准备议程并在会议之前将其发送出去是几乎所有视频会议专家都会建议的步骤。一个固定的议程让每个与会者都知道将要讨论的内容。这样，参与者就可以准备好就这些主题发表意见。

自由内容策略师和创作者 Daniela Andreevska 表示，议程有助于人们为会议做准备并跟进讨论。“为了最大程度地提高工作效率，建议不仅 [列出] 你需要复习的主题，还要列出你打算在每个主题上停留多长时间，”她说。“这将向参与者展示每个问题的重要性以及您希望讨论的详细程度。”

9. 安排专人负责。

根据 Andreevska 的说法，对于一个自始至终组织起来并以特定结果结束的会议，你需要有一个人负责讨论。“这不一定是主持会议或组织会议的人，”她说。“您可以将任务委派给在会议重点问题上最专业的同事。”主持人应与该人协调以帮助准备议程。

“在会议开始时，如果你是主持人，请通过介绍主题和负责人来开始会议，然后让 [他们] 从那里开始，”Andreevska 说。“当然，如果你发现会议正在失去焦点，你可以进行干预，但尽量将干预控制在最低限度。”

10.保持专业。

Time Doctor 在线营销负责人 Carlo Borja 表示，保持视频会议高效的一种方法是专注于主题并限制与工作无关的闲聊。“在 [话题] 之间谈论个人问题是可以的，但不应分散每个人对议程的注意力，”他说。遵守适当的商务礼仪在客户会议中尤为重要。

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